La primera imagen mental de ‘Conferencia de prensa’ tiene que ver con muchísimas cámaras y micrófonos, y por supuesto, muchas voces. Por lo menos eso es lo que la mayoría de las personas espera.

Las conferencias de prensa suelen ser eventos de estrés permanente: siempre existe el riesgo de que la prensa no se presente, de que la convocatoria no sea la esperada (sí, pese a las confirmaciones), y que alguien resulte víctima de un ataque de nervios o del estrés.

Si usted acaba de pensar que con un par de bocaditos y gaseosas, además de algunos obsequios está solucionado el problema, está en un grave error. El objetivo no solo consiste en que la prensa asista a su conferencia, sino -principalmente- en que difunda la información para la cual usted la convocó.

Seguramente habrá periodistas que asistan porque saben que habrá desayuno, almuerzo, refrigerio o cena; quizás les ofreció bebidas y ‘sorpresas’, que serán sorteadas al término de la conferencia… Pero, uno que se precie le puede responder que afortunadamente se alimenta en su propia casa y que, aunque agradece su invitación, no asistirá. Quizás no le diga nada y tampoco acuda. También puede estar en la conferencia, disfrutar de sus atenciones e irse a su casa de lo más tranquilo; sí, sin publicar su nota.

Cuando planifique su conferencia de prensa, piense en cuál es el objetivo, cuál es el mensaje que quiere que los periodistas se lleven. Luego, en función de eso, estructure su conferencia. Cada evento es distinto y según su objetivo puede tener elementos de espectacularidad que ayuden como apoyo a su información. No deje que la espectacularidad opaque su información, solo ‘porque vende’ o porque cree que llamará la atención de los periodistas.

Defina a qué área de los medios de comunicación se dirigirá, o a qué área le puede resultar atractiva su información. Si se trata de una carrera pedestre, deberá invitar a la prensa deportiva (olvídese de la económica y la enfocada en la farándula). Si inaugurará oficinas no necesitará a la prensa política, contacte a la especializada en farándula y sociales. Si presentará su informe anual, invite a la prensa económica, que apreciará los datos y le dará una cobertura adecuada.

Si informará sobre datos numéricos, trate de mostrar cuadros y gráficos; si presentará un nuevo producto, muéstrelo: explique su uso, invite a probarlo; si lo que quiere compartir es información técnica, evalúe si una conferencia de prensa es una buena opción, quizás le convenga más visitar medios especializados, que podrán darle un mejor tratamiento a esa información y que realmente están interesados en publicarla.

Si decidió que la conferencia de prensa es su mejor opción, invite a los medios de comunicación, uno por uno. Identifique a los responsables de área o editores, que son quienes definen y asignan las coberturas, pero no dude en invitar también a periodistas que usualmente le solicitan información a su empresa. La invitación debe hacerse con entre siete y tres días de antelación, pero también deben realizarse las gestiones de recordatorio y confirmación con cada uno de los medios a quienes se convoca, durante todo el tiempo entre el primer contacto y el día de la conferencia.

Evite las invitaciones confusas. Sea directo y claro. Los datos que necesita transmitir son: el objeto de la conferencia de prensa, fecha, hora y lugar, además de quién será el vocero. Deje siempre un número telefónico (mejor si tiene acceso a whatsapp) y un correo electrónico de contacto.

Prepare la nota de prensa que entregará. Debe contener toda la información novedosa que se difundirá durante la conferencia. Si tiene fotografías de apoyo, grábelas en un cd o en otro dispositivo de almacenamiento. Asegúrese de que alguien tomará fotografías de la conferencia.

Prepare los mensajes clave con el vocero que dará la conferencia, establezcan los mensajes y los apoyos que usarán para posicionarlos.

El día de la conferencia puede volver a insistir con la convocatoria, a modo de recordatorio; sea amable, quizás le cancelen a último minuto. Ofrezca el envío de la nota de prensa y de las fotografías, incluso un contacto con el vocero que dio la conferencia; el periodista lo apreciará.

Aproveche la oportunidad para conocer a los periodistas del área, reconocer a aquellos que acostumbran cubrir sus informaciones, póngase a su disposición para colaborarlos con datos de su empresa (no se extrañe si lo llaman cuando usted acaba de salir de la oficina, es muy normal; los periodistas no tienen horario y la noticia, menos). Es una buena oportunidad para actualizar la base de datos y estrechar relaciones fuente-periodista.

Terminada la conferencia, nos queda el clipping: qué medios difundieron y qué exactamente publicaron de nuestro evento. En un siguiente post hablaremos de este tema.

 

* Tanya Imaña Serrano – Comunicadora social y periodista

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